Procedura Zgłoszeń Wewnętrznych

WEWNĘTRZNA PROCEDURA DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ

NARUSZENIA PRAWA I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH

Spis treści

Cel i zakres. 3

1.1. Cel Procedury Zgłoszeń Wewnętrznych. 4

1.2. Zakres Procedury Zgłoszeń Wewnętrznych. 4

1.3. Konsultacje z zakładowymi organizacjami związkowymi/ przedstawicielami osób wykonujących pracę na rzecz Podmiotu 5

Dokumenty referencyjne. 5
Definicje. 5
Użytkownicy Procedury, czyli kim jest Sygnalista oraz jakie naruszenia podlegają zgłoszeniom 7

4.1. Sygnalista – definicja. 7

4.2. Jakie naruszenia prawa mogą być przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego?. 8

4.3. Warunki objęcia ochroną Sygnalisty. 9

Wyznaczenie osoby, wewnętrznej jednostki organizacyjnej lub podmiotu zewnętrznego upoważnionych do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych; lub podmiotu zewnętrznego. 9

5.1. Wyznaczenie Zespołu ds. Naruszeń Prawa oraz Podmiotu zewnętrznego. 9

5.2. Zakres uprawnień osób i podmiotu wyznaczonych do obsługi zgłoszeń wewnętrznych. 10

Ustanowienie Kanału Zgłoszeń Wewnętrznych, czyli sposobów przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez Sygnalistę. 10

6.1. Dokonywanie zgłoszeń wewnętrznych. 10

6.2. Kanał Zgłoszeń Wewnętrznych. 10

6.3. Jak działa Kanał Zgłoszeń Wewnętrznych. 10

6.4. Adres do kontaktu z Sygnalistą. 11

6.5. Zgoda na ujawnienie tożsamości przez Sygnalistę. 11

6.6. Gwarancja poufności 11

Wyznaczenie bezstronnej osoby lub wewnętrznej jednostki organizacyjnej upoważnionej do podejmowania działań następczych. 11

7.1. Wyznaczenie Zespołu ds. Naruszeń Prawa. 11

7.2. Zakres uprawnień i obowiązków Zespołu. 11

Postępowanie z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo.. 12
Potwierdzenie Sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego.. 12
Podjęcie działań następczych. 12
Informacja zwrotna. 12

11.1. Informacja zwrotna – termin przekazania. 12

11.2. Sposób przekazania informacji zwrotnej Sygnaliście. 12

Informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych. 13

12.1. Rzecznik Praw Obywatelskich. 13

12.2. Organ publiczny. 13

12.3. Zgłoszenia zewnętrzne. 14

12.4. Kanały komunikacji – wymogi 14

Informacje na temat zgłoszeń do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej. 15
Postanowienia końcowe. 15
Organizacja i obowiązki 16
Ważność dokumentu i zarządzanie dokumentem.. 16

1. Cel i zakres

OKRĘGOWA SPÓŁDZIELNIA MLECZARSKA W PAJĘCZNIE zwana w dalszej części dokumentu „Podmiotem” lub „Organizacją”, dąży do przestrzegania obowiązujących przepisów Dyrektywy oraz ustawy, związanych z ochroną sygnalistów, obowiązujących w krajach, w których Podmiot publiczny prowadzi działalność. W związku z powyższym, realizując obowiązki wynikające z Rozdziału 3 ustawy o ochronie sygnalistów, ustala się niniejszą Wewnętrzną Procedurę Dokonywania Zgłoszeń Naruszeń Prawa i Podejmowania Działań Następczych, zwaną dalej „Procedurą Zgłoszeń Wewnętrznych” lub „Procedurą”.

Dążąc do zapobieżenia wszelkim formom nadużyć wprowadza się niniejszą Procedurę jako narzędzie umożliwiające dokonywanie zgłoszenia naruszeń porządku prawnego, potencjalnych naruszeń lub wszelkich przejawów nadużyć i niedozwolonych, bezprawnych działań jakie mogą wystąpić w Organizacji.

1.1. Cel Procedury Zgłoszeń Wewnętrznych

Celem niniejszej Procedury Zgłoszeń Wewnętrznych jest:

ustanowienie bezpiecznych, zapewniających poufność sposobów (kanałów) przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez Sygnalistę;
określenie zasad podejmowania czynności po otrzymaniu zgłoszenia dokonanego przez Sygnalistę za pośrednictwem Kanału Zgłaszania Naruszeń, w ramach Procedury Zgłoszeń Wewnętrznych obowiązującej w OSM W PAJĘCZNIE.

Zatem celem Procedury jest nie tylko spełnienie wymogów ustawy, ale również stworzenie środowiska pracy, w którym Sygnaliści będą mogli w bezpieczny sposób zgłaszać dostrzeżone przez nich wykroczenia, nadużycia lub potencjalne naruszenia, bez obawy przed jakimikolwiek działaniami odwetowymi.

1.2. Zakres Procedury Zgłoszeń Wewnętrznych

Niniejsza Procedura określa m.in. zasady dokonywania zgłoszenia naruszeń prawa, zachowania poufności tożsamości, prywatności osób dokonujących zgłoszenia (Sygnalistów), podejmowania działań następczych, przy jednoczesnym zaangażowaniu jak najmniejszej liczby wyłącznie upoważnionych osób w proces rozpatrywania zgłoszeń.

Procedura określa zatem:

zasady wyznaczenia wewnętrznej jednostki organizacyjnej lub osoby w ramach struktury organizacyjnej Podmiotu upoważnionych do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych (Kanał Zgłoszeń Wewnętrznych) przez Sygnalistę;
zasady wyznaczenia i upoważnienia bezstronnej wewnętrznej jednostki organizacyjnej lub osoby w ramach struktury organizacyjnej Podmiotu, upoważnionej do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z Sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie Sygnaliście informacji zwrotnej;
tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;
obowiązek potwierdzenia Sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego;
obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych;
maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej;
zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

1.3. Konsultacje z zakładowymi organizacjami związkowymi/ przedstawicielami osób wykonujących pracę na rzecz Podmiotu

Wdrożenie niniejszej Procedury Zgłoszeń Wewnętrznych zostało poprzedzone konsultacjami ze Związkami Zawodowymi działającymi w Organizacji.

2. Dokumenty referencyjne

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r.
w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii;
Rozporządzenie (EU) 2016/679 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO 2016/679);
Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. 2024, poz. 928);
Struktura Organizacyjna Podmiotu.

3. Definicje

Poniższe definicje terminów zastosowanych w niniejszych dokumencie pochodzą m.in. z art. 2, art. 3 ust. 1, art. 4 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów oraz art. 4 Rozporządzenia (EU) 2016/679 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

Dane osobowe: Wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („Osobie, której Dane Dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej;

Dyrektywa: Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii;

Działania następcze: działanie podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;

Działanie odwetowe: bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście;

Informacja o naruszeniu prawa: informacja, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym Sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacjach poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym Sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informacja dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;

Informacja zwrotna: przekazana Sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;

Naruszenie prawa: działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące: 1) korupcji; 2) zamówień publicznych; 3) usług, produktów i rynków finansowych; 4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu; 5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami; 6) bezpieczeństwa transportu; 7) ochrony środowiska; 8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego; 9) bezpieczeństwa żywności i pasz; 10) zdrowia i dobrostanu zwierząt; 11) zdrowia publicznego; 12) ochrony konsumentów; 13) ochrony prywatności i danych osobowych; 14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych; 15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej; 16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych; 17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w punktach od 1) do 16).

Osoba, której dotyczy zgłoszenie: osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;

Osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia: osoba fizyczna, która pomaga Sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;

Osoba powiązana z Sygnalistą: osoba fizyczna, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą Sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz. U. z 2024 r. poz. 17);

Podmiot zewnętrzny – podmiot, o którym mowa w art. 25 ust. 1 pkt 1) ustawy o ochronie sygnalistów upoważniony do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;

Postępowanie prawne – postępowanie toczące się na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności postępowanie karne, cywilne, administracyjne, dyscyplinarne lub o naruszenie dyscypliny finansów publicznych, albo postępowanie toczące się na podstawie regulacji wewnętrznych wydanych w celu wykonania przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności antymobbingowych;

Rejestr Zgłoszeń Wewnętrznych: rejestr, o którym mowa w art. 29 ust. 1 i ust. 4 ustawy o ochronie sygnalistów;

RODO: Rozporządzenie (EU) 2016/679 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 27 kwietnia 2016 r.
w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE;

Sygnalista: osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym: 1) pracownik; 2) pracownik tymczasowy; 3) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej; 4) przedsiębiorca; 5) prokurent; 6) akcjonariusz lub wspólnik; 7) członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej; 8) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy; 9) stażysta; 10) wolontariusz;
11) praktykant; 12) funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834); 13) żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny
(Dz. U. z 2024 r. poz. 248), a także osoba fizyczna, o której mowa w art. 3 ust. 1 ustawy ochronie sygnalistów, w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu;

Ustawa: ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024, poz. 928);

Zgłoszenie: ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w ustawie;

Zgłoszenie wewnętrzne: ustne lub pisemne przekazanie podmiotowi prawnemu informacji o naruszeniu prawa.

4. Użytkownicy Procedury, czyli kim jest Sygnalista oraz jakie naruszenia podlegają zgłoszeniom

4.1. Sygnalista – definicja

Sygnaliści odgrywają kluczową rolę w ujawnianiu naruszeń prawa i zapobieganiu im oraz w ochronie dobra społecznego. Bardzo często to Sygnaliści jako pierwsi dowiadują się o bezprawnych działaniach w organizacji. Sygnaliści dostarczają więc niezbędnych informacji do ujawnienia naruszeń, które już miały miejsce lub których jeszcze nie popełniono ale istnieje duże prawdopodobieństwo ich wystąpienia czy też prób ukrycia naruszeń.

Niniejsza Procedura skierowana jest do Sygnalisty, czyli osoby fizycznej, która zgłasza informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Zatem Sygnalistą może być:

1) pracownik;
2) pracownik tymczasowy;
3) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
4) przedsiębiorca;
5) prokurent;
6) akcjonariusz lub wspólnik;
7) członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
8) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
9) stażysta;
10) wolontariusz;
11) praktykant;
12) funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834);
13) żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248).

Ochroną przewidzianą w ustawie objęte są także w/w osoby fizyczne, jeżeli uzyskały informację o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą:

przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Podmiocie lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym; lub
po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Podmiocie lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym,

jeżeli dokonała zgłoszenia wewnętrznego w ramach niniejszej Procedury Zgłoszeń Wewnętrznych.

4.2. Jakie naruszenia prawa mogą być przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego?

Naruszenia mogą zagrażać lub wyrządzać szkodę nie tylko interesowi publicznemu, ale także interesowi danej organizacji. OSM PAJĘCZNO nie toleruje żadnych form nadużyć, wykroczeń oraz niezgodności i naruszeń przepisów prawa.

W ramach niniejszej Procedury Zgłoszeń Wewnętrznych Sygnalista może dokonać zgłoszenia dotyczącego naruszenia prawa z następujących dziedzin:

(i) korupcja); (ii) zamówienia publiczne; (iii) usługi, produkty i rynki finansowe; (iv) przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowanie terroryzmu; (v) bezpieczeństwo produktów i ich zgodność z wymogami; (vi) bezpieczeństwo transportu; (vii) ochrona środowiska; (viii) ochrona radiologiczna i bezpieczeństwo jądrowe; (ix) bezpieczeństwo żywności i pasz; (x) zdrowie i dobrostan zwierząt; (xi) zdrowie publiczne; (xii) ochrona konsumentów; (xiii) ochrona prywatności i danych osobowych; (xiv) bezpieczeństwo sieci i systemów informacyjnych; (xv) interesy finansowe Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej; (xvi) rynek wewnętrzny Unii Europejskiej, w tym publicznoprawne zasady konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych; (xvii) konstytucyjne wolności i prawa człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w punktach od (i) do (xvi).

4.3. Warunki objęcia ochroną Sygnalisty

Sygnalista dokonujący zgłoszenia wewnętrznego w ramach niniejszej Procedury Zgłoszeń Wewnętrznych zostaje objęty ochrona przewidzianą w ustawie już od chwili dokonania zgłoszenia naruszenia prawa.

Warunkiem objęcia ochroną jest jednak, aby Sygnalista z tą chwilą miał uzasadnione podstawy, by sądzić, że:

1) informacja będąca przedmiotem zgłoszenia (lub ujawnienia publicznego) jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia wewnętrznego, i

2) stanowi informację o naruszeniu prawa będącą przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego.

5. Wyznaczenie osoby, wewnętrznej jednostki organizacyjnej lub podmiotu zewnętrznego upoważnionych do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych; lub podmiotu zewnętrznego

5.1. Wyznaczenie Zespołu ds. Naruszeń Prawa oraz Podmiotu zewnętrznego

OSM PAJĘCZNO do:

– przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych i ich obsługi,
– potwierdzania przyjęcia zgłoszenia,
– przekazywania informacji zwrotnej

wyznaczyła:

Osobę wchodzącą w skład struktury organizacyjnej Podmiotu: Zespół ds. Naruszeń Prawa– zwany dalej „Zespołem” – upoważniony do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych za pośrednictwem Aplikacji oraz kanału pisemnego;
Podmiot zewnętrzny – „SALOMON” Baraniewski & Kawa Kancelaria Adwokacka Spółka jawna
z siedzibą w Warszawie, ul. Rondo Organizacji Narodów Zjednoczonych nr 1, 00-124 Warszawa – jako podmiot upoważniony do przyjmowania zgłoszeń za pośrednictwem Aplikacji.

5.2. Zakres uprawnień osób i podmiotu wyznaczonych do obsługi zgłoszeń wewnętrznych

Osoba lub wewnętrzna jednostka organizacyjna lub podmiot zewnętrzny wyznaczone do obsługi zgłoszeń wewnętrznych zobowiązane są do zachowania poufności w tym zakresie oraz zobowiązane są do wykonywania swoich obowiązków w sposób rzetelny, zapewniając zgodność podejmowanych czynności z przepisami ustawy.

6. Ustanowienie Kanału Zgłoszeń Wewnętrznych, czyli sposobów przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez Sygnalistę

6.1. Dokonywanie zgłoszeń wewnętrznych

Sygnalista, który powziął informacje na temat naruszenia prawa ma możliwość dokonania zgłoszenia takiego zdarzenia za pośrednictwem Kanałów Zgłoszeń Wewnętrznych, bez obawy o ujawnienie swojej tożsamości.

Bez względu na sposób zgłoszenia, dane osobowe Sygnalisty podane w zgłoszeniu lub pozwalające
w sposób bezpośredni lub pośredni na jego zidentyfikowanie, są zachowywane w poufności.

6.2. Kanał Zgłoszeń Wewnętrznych

Niniejszym określa się następujący sposób przekazywania zgłoszeń wewnętrznych (Kanał Zgłoszeń Wewnętrznych):

Aplikacja dostępna pod adresem: dlasygnalisty.pl

Kanał Zgłoszeń Wewnętrznych przeznaczony do przekazywania zgłoszeń wewnętrznych został zaprojektowany w taki sposób, aby zapewnić bezpieczną ich obsługę, zapewniając ochronę poufności tożsamości Sygnalisty i osoby której dotyczy zgłoszenie oraz wszelkich informacji zawartych w zgłoszeniu, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób, a także uniemożliwiający uzyskanie do nich dostępu nieupoważnionym osobom trzecim.

6.3. Jak działa Kanał Zgłoszeń Wewnętrznych

Sygnalista, który chce dokonać zgłoszenia wewnętrznego informacji o naruszeniu prawa za pośrednictwem Kanału Zgłoszeń Wewnętrznych, może to zrobić w kilku krokach:

APLIKACJA – dostępna pod adresem: www.dlasygnalisty.pl

OSM PAJĘCZNO posiada kod identyfikacyjny, który należy wprowadzić do Formularza Zgłoszeń Wewnętrznych, który wyświetli się po wejściu na w/w stronę internetową. Jest to kod, który pozowali na ustalenie, że dokonywane przez Sygnalistę zgłoszenie dotyczy tego Podmiotu:

KOD IDENTYFIKACYJNY: OSMP

Dostęp do Formularza Zgłoszeń Wewnętrznych można uzyskać za pośrednictwem:

– komputera stacjonarnego,

– urządzenia przenośnego (np. komputer przenośny, smartfon, iphone).

Sygnalista może dokonać zgłoszenia za pośrednictwem Aplikacji wypełniając wyświetlony pod

adresem www.dlasygnalisty.com Formularz Zgłoszeń Wewnętrznych, postępując wg wskazówek.

6.4. Adres do kontaktu z Sygnalistą

Sygnalista ma prawo podania adresu do kontaktu, czyli adresu korespondencyjnego lub adresu poczty elektronicznej. Na wskazany adres do kontaktu Sygnalista:

otrzyma potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia;
może zostać poproszony o udzielenie dodatkowych wyjaśnień dotyczących jego zgłoszenia;
otrzyma Informację zwrotną.

Wskazanie adresu do kontaktu nie jest konieczne dla skutecznego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

Jeśli Sygnalista nie poda adresu do kontaktu, wówczas nie otrzyma potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia oraz Informacji zwrotnej, jak również nie będzie możliwe prowadzenie z nim dialogu.

6.5. Zgoda na ujawnienie tożsamości przez Sygnalistę

Sygnalista ma prawo do wskazania w zgłoszeniu wewnętrznym, iż wyraża zgodę na ujawnienie jego tożsamości. Zgoda może zostać wyrażona w dowolny sposób. Ważne jest, aby była świadoma, wyraźna oraz nie budziła wątpliwości, iż Sygnalista zgadza się na ujawnienie swojej tożsamości.

Zgoda na ujawnienie tożsamości jest prawem i nie jest konieczna do skutecznego dokonania zgłoszenia wewnętrznego za pośrednictwem Kanału Zgłoszeń Wewnętrznych.

6.6. Gwarancja poufności

Podmiot gwarantuje, że Kanał Zgłoszeń Wewnętrznych zapewnia bezpieczną jego obsługę oraz ochronę poufności tożsamości Sygnalisty lub innych osób objętych ochroną, a także osoby której dotyczy zgłoszenie oraz wszelkich informacji zawartych w zgłoszeniu, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób a także uniemożliwiający uzyskanie do nich dostępu nieupoważnionym osobom trzecim.

7. Wyznaczenie bezstronnej osoby lub wewnętrznej jednostki organizacyjnej upoważnionej do podejmowania działań następczych

7.1. Wyznaczenie Zespołu ds. Naruszeń Prawa

OSM PAJĘCZNO wyznaczyła i upoważnił Zespół ds. Naruszeń Prawa do podejmowania działań następczych w Podmiocie.

7.2. Zakres uprawnień i obowiązków Zespołu

Zespół jest upoważniony do podejmowania działań następczych, włączając w to:

1) weryfikację zgłoszenia wewnętrznego,

2) dalszą komunikację z Sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje,

3) przekazywanie Sygnaliście informacji zwrotnej.

8. Postępowanie z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo

Podmiot nie przewiduje możliwości dokonywania zgłoszeń wewnętrznych w sposób anonimowy, co oznacza, że zgłoszenia anonimowe nie będą podlegały weryfikacji i nie będą rozpatrywane w ramach niniejszej Procedury Zgłoszeń Wewnętrznych. Oznacza to, że Sygnalista musi podać swoje dane w zgłoszeniu.

9. Potwierdzenie Sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego

Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego należy wysłać Sygnaliście na podany przez niego adres do kontaktu chyba, że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu.

Sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego najpóźniej w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania przez Podmiot.

10. Podjęcie działań następczych

Zespół jako upoważniony do podejmowania działań następczych zobowiązany jest do:

1) zapewnienia bezstronności;

2) podjęcia działań następczych z zachowaniem należytej staranności;

3) zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych Sygnalistów, które uzyskał w ramach weryfikacji zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych.

11. Informacja zwrotna

11.1. Informacja zwrotna – termin przekazania

Informację zwrotną przesyła się Sygnaliście najpóźniej w terminie trzech miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia wewnętrznego lub, w przypadku niewysłania potwierdzenia, trzech miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu.

11.2. Sposób przekazania informacji zwrotnej Sygnaliście

Sygnalista na podany adres do kontaktu otrzymuje informację zwrotną, obejmującą w szczególności informację o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa.

12. Informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych

Sygnalista ma prawo do złożenia zgłoszenia zewnętrznego do:

Rzecznika Praw Obywatelskich albo
Organu publicznego.

Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

12.1. Rzecznik Praw Obywatelskich

Zgodnie z ustawą Rzecznik Praw Obywatelskich dalej zwany „RPO”:

1) ustala procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, która określa w szczególności tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;

2) przyjmuje zgłoszenia zewnętrzne o naruszeniach prawa w dziedzinach wskazanych w art. 3 ust. 1 pkt 1–16 ustawy;

3) dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych i przekazuje je organowi publicznemu właściwemu do podjęcia działań następczych;

4) przyjmuje i rozpatruje zgłoszenia zewnętrzne na zasadach określonych w ustawie;

5) zapewnia powszechny dostęp do informacji na temat praw i środków ochrony prawnej sygnalistów oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą, przed działaniami odwetowymi oraz praw osób, których dotyczy zgłoszenie zewnętrzne, w szczególności przez zamieszczanie tych informacji na swojej stronie w Biuletynie Informacji Publicznej;

6) udziela sygnalistom, osobom pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osobie powiązanej z sygnalistą, oraz osobom, których dotyczy zgłoszenie zewnętrzne, porad w zakresie, o którym mowa w pkt 5 powyżej;

7) udziela sygnalistom oraz osobom pomagającym w dokonaniu zgłoszenia oraz osobom powiązanym z sygnalistą, informacji o organach, które w zakresie realizowanych zadań mogą podjąć działania służące ochronie sygnalistów przed działaniami odwetowymi, oraz – w odpowiednich przypadkach – wsparcia w kontaktach z takimi organami, w szczególności przez poinformowanie właściwych organów o dostrzeżonej konieczności objęcia sygnalisty ochroną.

12.2. Organ publiczny

Organ publiczny zobowiązany jest do ustalenia procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych.

12.3. Zgłoszenia zewnętrzne

Sygnalista dokonując zgłoszenia zewnętrznego podaje adres do kontaktu.

Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane ustnie lub pisemnie.

RPO albo organ publiczny po otrzymaniu zgłoszenia zewnętrznego, przesyła Sygnaliście niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, potwierdzenie jego przyjęcia, chyba że Sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości Sygnalisty.

Sygnalista może zwrócić się do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych z żądaniem wydania zaświadczenia, w którym to zaświadczeniu potwierdzi, że Sygnalista podlega ochronie w zakresie zakazu podejmowania działań odwetowych. Organ publiczny wystawia zaświadczenie w terminie maksymalnie miesiąca od dnia otrzymania żądania od Sygnalisty w tym zakresie.

RPO albo organ publiczny mogą zwrócić się do Sygnalisty o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. RPO albo organ publiczny mogą odstąpić od powyższego, jeżeli:

Sygnalista sprzeciwi się przesłaniu wyjaśnień lub dodatkowych informacji, lub
ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości.

RPO może pozostawić bez rozpoznania zgłoszenie zewnętrzne w przypadku, gdy:

odstąpił od przekazania wcześniejszego zgłoszenia zewnętrznego organowi publicznemu właściwemu do podjęcia działań następczych, albo
w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym.

Organ publiczny może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym. O powyższym należy poinformować Sygnalistę wraz z uzasadnieniem decyzji w tym zakresie.

Organ publiczny zobowiązany jest do przekazania Sygnaliście informacji zwrotnej w terminie maksymalnie 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego. Jedynie w uzasadnionych przypadkach termin ten może ulec przedłużeniu do 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, o czym Sygnalista powinien zostać poinformowany.

Sygnalista jest informowany o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

12.4. Kanały komunikacji – wymogi

Kanały komunikacji przyjęte przez Rzecznika Praw Obywatelskich oraz organ publiczny na potrzeby przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych powinny być niezależne od kanałów komunikacji wykorzystywanych w ramach zwykłej działalności tych organów, a ponadto zapewniać kompletność, poufność i integralność danych, w tym ich zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych.

Zarówno RPO jak i organ publiczny zobowiązane są do prowadzenia rejestru zgłoszeń zewnętrznych. RPO oraz organ publiczny są administratorami danych osobowych zgromadzonych w prowadzonych przez siebie w/w rejestrach.

13. Informacje na temat zgłoszeń do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

W większości przypadków Sygnalista może skutecznie dochodzić swoich praw w kraju, w którym mieszka. Unia Europejska oferuje zasoby, które mogą być przydatne dla osoby zgłaszającej naruszenia prawa Unii Europejskiej:

Komisja Europejska

Osoba, która uważa, że doszło do naruszenia unijnych przepisów przez kraj poprzez:

a) wprowadzenie środka (przyjęcie ustawy lub rozporządzenia) lub podjęcie działań administracyjnych
b) nie wprowadzenie jakiegoś środka
c) angażowanie się w określoną praktykę

można złożyć skargę do Komisji Europejskiej.

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich bada skargi od osób fizycznych, przedsiębiorstw i organizacji dotyczące niewłaściwego administrowania przez instytucje, organy i agencje UE.

Parlament Europejski

Parlament Europejski przyjmuje petycję dotyczące stosowania prawa UE.

Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF)

Nadużycia finansowe związane z finansowaniem Unii Europejskiej pracownikami Unii Europejskiej można zgłaszać do OLAF-u.

14. Postanowienia końcowe

Podmiot zapoznaje z treścią niniejszej Procedury pracowników oraz osoby świadczące pracę na rzecz Podmiotu w sposób zwyczajowo przyjęty.

Podmiot zapoznaje z treścią niniejszej Procedury osoby ubiegające się o wykonywanie pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji lub pełnienia służby wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

Niniejsza Procedura dostępna jest: na stronie internetowej Podmiotu w zakładce „Procedura Zgłoszeń Wewnętrznych” oraz w Sekretariacie.

Niniejsza Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w Podmiocie.

15.Organizacja i obowiązki

Za kluczowe obszary podejmowania działań następczych odpowiadają jednostki o następujących funkcjach w organizacji:

Zarząd zgodnie z zasadą reprezentacji:

podejmuje decyzje na temat ogólnych strategii Podmiotu w zakresie Procedury Zgłoszeń Wewnętrznych i zatwierdza te strategie;
jest odpowiedziany za zwiększanie wiedzy wszystkich osób wykonujących pracę na rzecz Podmiotu na temat ochrony Sygnalistów;
organizuje szkolenia na temat ochrony Sygnalistów;
odpowiadają za przegląd i wdrażanie środków organizacyjnych i technicznych gwarantujących poufność Sygnalisty oraz innych osób podlegających ochronie na podstawie ustawy.

Zespół ds. Naruszeń Prawa jest odpowiedzialny za:

przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych;
podejmowanie działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej;
monitoruje i analizuje przepisy ustaw i zmiany w rozporządzeniach dotyczących danych ochrony Sygnalistów, opracowuje wymogi w zakresie zgodności i wspiera Zespół ds. Naruszeń Prawa w realizacji celów związanych z ochroną Sygnalistów;
realizowanie obowiązków wynikających z ustawy oraz niniejszej Procedury Zgłoszeń Wewnętrznych.

Podmiot zewnętrzny jest odpowiedzialny za:

przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych;
realizowanie obowiązków wynikających z ustawy oraz niniejszej Procedury Zgłoszeń Wewnętrznych.

16. Ważność dokumentu i zarządzanie dokumentem

Dokument obowiązuje po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w Podmiocie.

Dysponentami dokumentu jest Zarząd, który jest zobowiązany do sprawdzania dokumentu, i w razie konieczności, jego aktualizacji przynajmniej raz na dwa lata.

Zarząd:

Prezes Zarządu: Dominika Moszyńska

Członek Zarządu: Tomasz Fijoł